Как загрузить табель из Excel в 1С ЗУП?

Статья для тех, кто задаётся вопросом как же быстро загрузить табели в 1С из файла Excel (Эксель). Несколько лет назад мы разработали специальную обработку именно для этого случая и сегодня хотим рассказать о её плюсах и минусах.

Обработка для загрузки табелей в 1С ЗУП (Зарплата и управление персоналом) работала следующим образом:

1. В начале месяца отдел кадров выгружал из 1С Зарплата Excel файлы (шаблоны табелей) для каждого подразделения. Он содержал таблицу с ФИО сотрудников и днями месяца
2. Сотрудники в филиалах заполняли эти табели у себя в Microsoft Excel и в конце месяца отправляли их в головной офис;
3. Отдел кадров загружал данных из этих Excel файлов в программу 1С

Проблема №1 – ИТОГИ

Несмотря на то, что это обработка для загрузки табелей пользовалась популярностью, у неё были свои минусы. Рано или поздно, с этой проблемой столкнуться все, кто пойдёт по пути ведения табелей в Excel.

При заполнении табелей в Экселе, на каждого сотрудника у нас выделена одна ячейка. И в эту ячейку можно внести данные только одному виду рабочего времени. Например Явки и количество часов, или Выходной. В таком варианте можно посчитать итоги явок за месяц.

Но если в один день человек работал в ночную или вечернюю смену, то начинаются проблемы. В ячейку можно внести эту информацию, что Я 10 (Явка 10) и тут же добавить Н 4 (4 ночных часа). И тут проблема – в таком вариант сложно сделать формулу, которая будет считать итоги по явкам. А уж тем более итоги по ночным, вечерним, отпускам и т.д.

Проблема №2 – форма Т-12 и Т-13

Клиенты часто задавали вопрос: можно сделать, чтобы табели прямо из эксель печатались на местах в формате Т-12 и Т-13. На самом деле нарисовать такое можно, но тут сталкиваемся с проблемой, что на местах людям сложно объяснить как правильно заполнять эти табеля. Так как там в одну ячейку нужно вносить буквенные сокращения, в другую количество часов. В итоге в 85% случаях табели были заполнены с ошибками. И получалось не облегчение, а мартышкин труд. Да, и с итогами проблема сохранялась и даже усугублялась…

Есть ли решение проблемы для загрузки табелей в 1С?

Несколько месяцев мы думали, что же с этим делать… Стало понятно, что сделать через Excel мы не сможем. Аналогов нет. Тогда было принято решение заменить Эксель – своим приложением. Назвали мы его Timeboard и настроил обмена данными между 1С Зарплата и управление персоналом.

Это отдельная программа для Windows, которая запускается в филиалах и в которой пользователи заполняют свои табели. В нем можно совмещать до четырех видов рабочего времени в один день, для каждого сотрудника. Можно печатать табели по унифицированной форме Т-12, Т-13 и даже табель для бюджетников.

При этом можно получить итоги по всем видам учета рабочего времени.

И конечно же все данные можно загрузить из Timeboard в 1С ЗУП 3 и 2.5. На нашем сайте есть бесплатная версия, посмотрите и скачайте её на этой странице.