Статья для тех, кто задаётся вопросом как же быстро загрузить табели в 1С из файла Excel (Эксель). Несколько лет назад мы разработали специальную обработку именно для этого случая и сегодня хотим рассказать о её плюсах и минусах.

Обработка для загрузки табелей в 1С ЗУП 2.5

Несколько лет назад, мы сделали продукт, который позволял компаниям с филиалами загружать табели из Экселя в 1С. Работало это следующим образом:

  1. В начале месяца отдел кадров выгружал из 1С Зарплата 2.5 файлы для каждого подразделения. Он содержал таблицу с ФИО сотрудников и днями месяца
  2. Сотрудники в филиалах заполняли эти табели у себя в Excel и в конце месяца отправляли их в головной офис
  3. Отдел кадров загружал данных из этих Excel файлов в свою 1С

Минусы работы с Excel

Проблема №1 – ИТОГИ

Несмотря на то, что это обработка пользовалась популярностью, у неё были свои минусы. С этой проблемой столкнуться все, кто пойдёт по пути ведения табелей в Excel.

При заполнении табелей, на каждого сотрудника у нас выделена одна ячейка. И в эту ячейку можно внести данные только одному виду рабочего времени. Например Явки и количество часов, или Выходной. В таком варианте можно посчитать итоги явок за месяц.

Но если в один день человек работал в ночную или вечернюю смену, то начинаются проблемы. В ячейку можно внести эту информацию, что Я 10 (Явка 10) и тут же добавить Н 4 (4 ночных часа). И тут проблема — в таком вариант сложно сделать формулу, которая будет считать итоги по явкам. А уж тем более итоги по ночным, вечерним, отпускам и т.д.

Проблема №2 – форма Т-12 и Т-13

Клиенты часто задавали вопрос: можно сделать, чтобы табели прямо из эксель печатались на местах в формате Т-12 и Т-13. На самом деле нарисовать такое можно, но тут сталкиваемся с проблемой, что на местах людям сложно объяснить как правильно заполнять эти табеля. Так как там в одну ячейку нужно вносить буквенные сокращения, в другую количество часов. В итоге в 85% случаях табели были заполнены с ошибками. И получалось не облегчение, а мартышкин труд. Да, и с итогами проблема сохранялась и даже усугублялась…

Несколько месяцев мы думали, что же с этим делать…

Картинка: Выгрузка табелей из 1с в Excel
Выгружаем шаблон с табелями из 1С в Excel
Фото: Загрузка табелей из Эксель
Загружаем заполненные табели из подразделений из Excel в 1С

Заменяем Эксель на Timeboard

Стало понятно, что сделать через Excel мы не сможем. Аналогов нет. Тогда было принято решение заменить Эксель — своим приложением. Назвали мы его Timeboard.

Это отдельная программа для Windows, которая запускается в филиалах и в которой пользователи заполняют свои табели. В нем можно совмещать до четырех видов рабочего времени в один день, для каждого сотрудника. Можно печатать табели по унифицированной форме Т-12, Т-13 и даже табель для бюджетников.

При этом вы получаете итоги по всем видам учета рабочего времени.

И конечно же все данные можно загрузить из Timeboard в 1С ЗУП 3 и 2.5. На нашем сайте есть бесплатная версия, посмотрите и скачайте её по этой ссылке.